Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

Речь пойдет о том, как правильно структурировать свои мысли и общаться на одном языке с первыми лицами. Прочитав этот конспект книги, вы узнаете о том, каковы особенности первых лиц. Сможете создать структуру документа и написать текст, работающий на достижение этой цели.

Вы научитесь писать кратко. И удивитесь тому, как часто ваши отчеты и предложения будут встречать понимание и согласие.

Введение

  • Первые лица — это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.
  • Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними — короткие текстовые документы и электронные письма.
  • В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.
  • Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».

Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?

Первые лица мыслят масштабно

  • В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; возможности для прорывного развития организации и другие «большие темы»
  • Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
  • Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.

Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать

  • Результат важнее процесса.
  • На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат — это эффект.

Статья по теме:  разница между «делать» и «сделать», чтобы не путать процесс с результатом.

  • Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.
  • Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.

Первые лица прагматичны

  • Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения.
  • Их интересуют механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источник необходимых ресурсов.

Первые лица критичны

  • Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.
  • Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.
  • Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.
  • Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора — понять, в какой мере он заслуживает доверия.

Первые лица могут не вписываться в стереотип

  • Портрет первого лица, нарисованный в четырех предыдущих главах, — это стереотип. В той мере, в которой он соответствует реальности, он поможет вам написать хороший документ.
  • Если первое лицо не вписывается в этот стереотип, вам следует более тщательно проанализировать особенность своего адресата. В конце главы содержится список вопросов для такого анализа.

Часть 2. Как сформулировать цель документа?

Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата

  • Многие авторы документов пишут без цели — лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка.
  • Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.
  • Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель — получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете.
  • Когда вы пишите отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель — получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.

Ставьте цели адекватного масштаба

  • Не пытайтесь получить от первого лица слишком много и слишком быстро с помощью одного короткого документа. Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. Решение сверхмасштабной задачи разбивайте на сравнительно небольшие части.
  • Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш документ, какую он может выдать, — совершите такой шаг, какой он готов совершить. Просите о возможном — не рассчитывайте на чудо.

Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия

  • Цель вашего обращения  к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.
  • Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
  • Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
  • Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
  • Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

  • Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений — даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
  • Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.
  • Запрос первого лица может относится к одному из пяти уровней:
    • 1) запрос на анализ;
    • 2) запрос на выводы;
    • 3) запрос на концепцию;
    • 4) запрос на план;
    • 5) запрос на конкретные действия.
  • При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.

Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?

Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду

  • Структурирование — это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
  • Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:
    1. Определите темы.
    2. Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.
    3. Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т.п.)
    4. Конкретизируйте содержание высказываний.
  • После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты — идеи или высказывания — верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.

Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала

  • Напоминайте контекст в начале документа — но коротко.
  • Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
  • В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.
  • Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:
    1. Главные мысли должны работать на цель документа.
    2. Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-астоящему важное не должно быть упущено.
  • Отражайте главные мысли в заголовках.

Пользуйтесь шаблонами

  • Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:
  • Шаблон 1: «Предложение / Запрос»
    • Ситуация
    • Возможное решение
    • Цена вопроса и выгода решения
    • План действий и ресурсы (требуется не всегда)
  • Шаблон 2: «План — факт»
    • Название плана или поручения в заголовке отчета
    • Резюме
    • Статус «план — факт»
  • Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы  — рекомендации»
    • Цель отчета
    • Выводы
    • Рекомендации
    • Результаты исследования
    • Методика сбор и анализа фактов и данных
  • Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:
    • объективного;
    • сравнительного;
    • процессного / хронологического;
    • комбинированного (сочетания трех предыдущих).

Используйте логику ответов на вопросы первого лица

  • Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.
  • Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленного представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.
  • Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.
  • Расположите эти вопросы в логической последовательности  — например, от главного к второстепенному.
  • Своим документов (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.
  • Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.
  • Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.

Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?

Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций

  • Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.
  • И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев — это будущие перспективы и новые возможности.
  • В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сраниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».
  • У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.

Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки

  • Конкретность — одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям
  • Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.
  • Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.
  • Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.
  • Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.

Упрощайте по-умному

  • Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.
  • Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.
  • Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности — их интересует результат.
  • Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.
  • Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.
  • Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.
  • Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.

Пишите понятно

  • Пишите короткими предложениями. Одно предложение — одна мысль.
  • В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.
  • В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.
  • Без необходимости не нарушайте логику «причина — событие — следствие».
  • Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.

Часть 5. Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

  • Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.
  • Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.
  • Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:
    • сформулируйте цель документа;
    • найдите главные мысли — пункты верхнего уровня;
    • сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;
    • рассортируйте всю остальную информацию (детали) — сделайте ее подпунктами главных мыслей;
    • оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.
  • Одну и ту же идею можно выразить текстов, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. не стремитесь к украшательству.
  • Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.
  • При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

  • Цель выжимки — донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.
  • Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.
  • Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.
  • Размер выжимки — не более одной страницы A4.
  • Как правило, выжимка — это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).
  • Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не требуется.

23 thoughts on “Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

  1. Hi there! This post couldn’t be written any better! Reading through this post reminds me of my previous room mate! He always kept talking about this. I will forward this article to him. Pretty sure he will have a good read. Thank you for sharing!

  2. When I initially commented I clicked the «Notify me when new comments are added» checkbox
    and now each time a comment is added I get four e-mails with the same comment.

    Is there any way you can remove me from that service?
    Bless you!

  3. Hi there, just became alert to your blog through Google, and found
    that it’s truly informative. I’m going to watch
    out for brussels. I will appreciate if you
    continue this in future. Lots of people will be benefited from your writing.

    Cheers!

  4. Hey! Do you know if they make any plugins to help with SEO?
    I’m trying to get my blog to rank for some targeted keywords but I’m not seeing
    very good success. If you know of any please share. Appreciate it!

  5. Write more, thats all I have to say. Literally,
    it seems as though you relied on the video to make your point.
    You definitely know what youre talking about, why waste your
    intelligence on just posting videos to your weblog when you could be giving us something informative to read?

  6. I am not sure where you are getting your information, but great topic.
    I needs to spend some time learning much more or understanding
    more. Thanks for wonderful information I was looking for this information for my mission.

  7. I have to thank you for the efforts you have put in penning this blog.

    I’m hoping to check out the same high-grade content by you
    in the future as well. In fact, your creative writing abilities has
    motivated me to get my own site now 😉

  8. Howdy! I know this is kind of off topic but I was wondering if you knew where I could find a
    captcha plugin for my comment form? I’m using the same blog platform as yours and
    I’m having trouble finding one? Thanks a lot!

  9. Hello! I realize this is kind of off-topic but I needed to ask.
    Does operating a well-established website like yours take a lot
    of work? I am completely new to operating a blog but I do write in my diary everyday.

    I’d like to start a blog so I can share my
    experience and views online. Please let me know if you have any kind of ideas
    or tips for brand new aspiring blog owners. Appreciate it!

  10. Undeniably believe that which you stated. Your favourite justification seemed to be
    at the web the simplest factor to take into account of. I say to you, I
    certainly get annoyed even as folks think about issues that
    they plainly do not recognise about. You managed to
    hit the nail upon the top as smartly as outlined out the entire thing with no need side effect , folks can take a signal.
    Will probably be again to get more. Thanks

  11. Do you mind if I quote a few of your articles as long as I provide credit and sources back to your website?

    My blog site is in the very same area of interest as yours
    and my visitors would really benefit from a lot of the information you provide here.
    Please let me know if this alright with you. Thanks!

  12. This design is wicked! You certainly know
    how to keep a reader amused. Between your wit and your videos, I was almost moved
    to start my own blog (well, almost…HaHa!) Excellent job.

    I really enjoyed what you had to say, and more than that,
    how you presented it. Too cool!

  13. Hey would you mind stating which blog platform you’re working with?

    I’m looking to start my own blog in the near future but I’m having a difficult time selecting between BlogEngine/Wordpress/B2evolution and Drupal.
    The reason I ask is because your design seems different then most
    blogs and I’m looking for something unique.

    P.S Apologies for being off-topic but I had to ask!

  14. Hmm it looks like your site ate my first comment (it was extremely
    long) so I guess I’ll just sum it up what I had written and say, I’m thoroughly enjoying your blog.
    I as well am an aspiring blog blogger but I’m still new to everything.
    Do you have any suggestions for inexperienced blog writers?
    I’d really appreciate it.

  15. I just like the helpful info you provide on your articles.
    I will bookmark your blog and take a look at again right
    here frequently. I’m fairly certain I’ll be informed a lot of new
    stuff proper right here! Best of luck for the following!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

*
*
Website