Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц

ILYANA

Речь пойдет о том, как правильно структурировать свои мысли и общаться на одном языке с первыми лицами. Прочитав этот конспект книги, вы узнаете о том, каковы особенности первых лиц. Сможете создать структуру документа и написать текст, работающий на достижение этой цели.

Вы научитесь писать кратко. И удивитесь тому, как часто ваши отчеты и предложения будут встречать понимание и согласие.

Введение

  • Первые лица — это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.
  • Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними — короткие текстовые документы и электронные письма.
  • В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.
  • Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».

Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?

Первые лица мыслят масштабно

  • В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; возможности для прорывного развития организации и другие «большие темы»
  • Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
  • Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.

Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать

  • Результат важнее процесса.
  • На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат — это эффект.

Статья по теме:  разница между «делать» и «сделать», чтобы не путать процесс с результатом.

  • Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.
  • Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.

Первые лица прагматичны

  • Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения.
  • Их интересуют механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источник необходимых ресурсов.

Первые лица критичны

  • Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.
  • Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.
  • Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.
  • Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора — понять, в какой мере он заслуживает доверия.

Первые лица могут не вписываться в стереотип

  • Портрет первого лица, нарисованный в четырех предыдущих главах, — это стереотип. В той мере, в которой он соответствует реальности, он поможет вам написать хороший документ.
  • Если первое лицо не вписывается в этот стереотип, вам следует более тщательно проанализировать особенность своего адресата. В конце главы содержится список вопросов для такого анализа.

Часть 2. Как сформулировать цель документа?

Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата

  • Многие авторы документов пишут без цели — лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка.
  • Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.
  • Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель — получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете.
  • Когда вы пишите отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель — получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.

Ставьте цели адекватного масштаба

  • Не пытайтесь получить от первого лица слишком много и слишком быстро с помощью одного короткого документа. Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. Решение сверхмасштабной задачи разбивайте на сравнительно небольшие части.
  • Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш документ, какую он может выдать, — совершите такой шаг, какой он готов совершить. Просите о возможном — не рассчитывайте на чудо.

Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия

  • Цель вашего обращения  к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.
  • Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
  • Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
  • Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
  • Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).

Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату

  • Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений — даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
  • Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.
  • Запрос первого лица может относится к одному из пяти уровней:
    • 1) запрос на анализ;
    • 2) запрос на выводы;
    • 3) запрос на концепцию;
    • 4) запрос на план;
    • 5) запрос на конкретные действия.
  • При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.

Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?

Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду

  • Структурирование — это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
  • Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:
    1. Определите темы.
    2. Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.
    3. Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т.п.)
    4. Конкретизируйте содержание высказываний.
  • После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты — идеи или высказывания — верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.

Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала

  • Напоминайте контекст в начале документа — но коротко.
  • Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
  • В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.
  • Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:
    1. Главные мысли должны работать на цель документа.
    2. Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-астоящему важное не должно быть упущено.
  • Отражайте главные мысли в заголовках.

Пользуйтесь шаблонами

  • Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:
  • Шаблон 1: «Предложение / Запрос»
    • Ситуация
    • Возможное решение
    • Цена вопроса и выгода решения
    • План действий и ресурсы (требуется не всегда)
  • Шаблон 2: «План — факт»
    • Название плана или поручения в заголовке отчета
    • Резюме
    • Статус «план — факт»
  • Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы  — рекомендации»
    • Цель отчета
    • Выводы
    • Рекомендации
    • Результаты исследования
    • Методика сбор и анализа фактов и данных
  • Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:
    • объективного;
    • сравнительного;
    • процессного / хронологического;
    • комбинированного (сочетания трех предыдущих).

Используйте логику ответов на вопросы первого лица

  • Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.
  • Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленного представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.
  • Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.
  • Расположите эти вопросы в логической последовательности  — например, от главного к второстепенному.
  • Своим документов (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.
  • Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.
  • Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.

Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?

Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций

  • Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.
  • И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев — это будущие перспективы и новые возможности.
  • В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сраниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».
  • У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.

Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки

  • Конкретность — одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям
  • Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.
  • Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.
  • Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.
  • Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.

Упрощайте по-умному

  • Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.
  • Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.
  • Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности — их интересует результат.
  • Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.
  • Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.
  • Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.
  • Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.

Пишите понятно

  • Пишите короткими предложениями. Одно предложение — одна мысль.
  • В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.
  • В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.
  • Без необходимости не нарушайте логику «причина — событие — следствие».
  • Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.

Часть 5. Как сократить все лишнее?

Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа

  • Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.
  • Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.
  • Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:
    • сформулируйте цель документа;
    • найдите главные мысли — пункты верхнего уровня;
    • сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;
    • рассортируйте всю остальную информацию (детали) — сделайте ее подпунктами главных мыслей;
    • оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.
  • Одну и ту же идею можно выразить текстов, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. не стремитесь к украшательству.
  • Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.
  • При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.

Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)

  • Цель выжимки — донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.
  • Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.
  • Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.
  • Размер выжимки — не более одной страницы A4.
  • Как правило, выжимка — это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).
  • Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не требуется.